Set up a Pay Scale and pay staff on it 設定薪級表並按薪級表支薪
為何需要設定 Pay Scale（薪級表）？
部分機構並非與每位員工逐一議定薪金，而是按公開或議定的薪級表支薪：職位對應職級，職級涵蓋一段薪點範圍，而每個薪點的工資率會統一修訂。
若以逐人輸入薪金的方式記錄，每次薪級表修訂都要重新輸入每位員工的資料。使用 Pay Scale 則只需輸入修訂一次。
本文完整說明整個流程：建立薪級表、將員工納入薪級表、核對工資計算，以及日後的維護。各欄位的詳細說明請參閱 Pay Scale。
Pay Scale 相關的畫面標籤（Pay Scale、Rank、Point、On Pay Scale、Movement 等）在系統內仍以英文顯示，因此本文保留英文標籤，並附上中文說明。系統的錯誤訊息亦為英文，本文按原文引用。
開始前的準備
- 決定薪級表的 Code 代號 及 Currency 貨幣。兩者在建立後均不能更改
- 備妥公開薪級表：每一個薪點、其標籤及工資率
- 確定各個職級 Rank 及其薪點範圍，例如 Clerical Officer，第 3 至第 15 薪點
- 確認將納入薪級表的員工，其支薪貨幣與薪級表的貨幣相同
設定步驟
Step 1. 建立 Pay Scale
- 前往 薪酬 Payroll -> 主檔 Master Data -> Pay Scale -> Add New
- 填寫 Code、Name、Currency，備註 Remark 為選填
- 按 儲存 Save
系統會進入編輯頁，上方導覽列分為 General、Rates 及 Ranks 三部分。
儲存前請核對貨幣。貨幣其後不能更改，因為支付項目 Pay Item 會以此作核對。若員工工作檔案的支薪貨幣與薪級表不同，該支付項目將無法儲存。
Step 2. 輸入工資率
請按生效日期逐一處理。第一個版本需要輸入所有薪點。
- 開啟 Rates 部分 -> Add New
- 填寫 Point Number、Point、Effective Date 及 Pay Rate
- 按 Save，並就每一個薪點重複以上步驟
Point Number 是用作排序薪點的整數；Point 是您希望顯示的標籤。大部分薪點兩者相同。若公開薪級表設有介乎第 33 與第 34 點之間的 33A、33B、33C 等帶字母薪點，請為每一個各自設定 Point Number 以確保排序正確，並在 Point 填入公開薪級表所用的標籤。
同一薪點在同一日期重複輸入工資率會被拒絕 - 每個薪點在每個生效日期只可有一筆工資率。
Step 3. 建立職級 Ranks
- 開啟 Ranks 部分 -> Add New
- 填寫 Code、Name、Min Point Number 及 Max Point Number
- 按 Save，並就每一個職級重複以上步驟
請以您希望顯示為員工職位的名稱填寫 Name，因為在 Movement 選取職級時，系統會將此名稱填入 Position 職位欄。
職級按 Min Point Number 排序，因此完成後的清單會如同該薪級表的職級階梯。建議在繼續之前先檢視一次 - 範圍有遺漏或重疊，現在修正遠比員工納入後修正容易。
Step 4. 為每位員工設定職級
職級記錄在工作檔案的 Movement 上，因此與職務的其他資料一樣設有生效日期。
- 前往 員工 Staff -> 工作檔案 Placement -> General 部分 -> Movement
- 開啟涵蓋即將支薪期間的 Movement，或按 Add New 新增一筆
- 於下拉選單選取 Rank，選項格式為 薪級表代號 - 職級名稱
- Position 職位欄會自動填入職級名稱；如需不同寫法可自行修改
- 按 Save
須留意：
- 下拉選單只會列出有效薪級表的職級
- Rank 可以留空 - 即表示該期間不適用任何薪級表
- 新增 Movement 時，系統會預先選取上一筆 Movement 的職級
- 返回工作檔案頁面後，Rank 欄會顯示今日生效的職級，其選單則列出每一筆 Movement 及其職級
Step 5. 將支付項目納入薪級表
- 前往 員工 Staff -> 工作檔案 Placement -> 薪酬 Salary 部分 -> 按工資類型 Pay Type 的 -> Add pay item
- 設定 Effective Date 生效日期
- 勾選 On Pay Scale
勾選框旁會顯示該日期適用的薪級表、職級及薪點範圍，例如 MPS - Clerical Officer (points 3 to 15)。旁邊會出現 Point 下拉選單，只提供該範圍內的薪點。
- 選取 Point 薪點
- Pay Rate 工資率欄會變為唯讀，並自動填入由薪級表讀取的工資率
- 按 Save
更改生效日期或薪點都會重新讀取工資率，因為不同日期可能對應不同的 Movement、不同的職級，或薪級表的不同修訂版本。
若要取消以薪級表支薪，請取消勾選 On Pay Scale - 工資率欄會回復可編輯狀態，如常輸入金額即可。
Step 6. 核對設定結果
- 在 Salary 部分，以薪級表支薪的支付項目，金額下方會有一行灰色小字顯示 薪級表代號 - 職級名稱 / 薪點。這是核對職級是否正確最快的方法
- 紅色 No Rate 標記表示薪級表無法為該項目定出工資率。將滑鼠移至標記上可查看原因 - 通常是該日期生效的 Movement 未設定職級，或薪級表在該日期或之前並無該薪點的工資率
- 為其中一位員工產生工資檔 Payroll Batch，並開啟計算說明。以薪級表支薪的項目會自行說明來源，例如 Pay Scale MPS point 5 effective 01 Apr 2025: 24,725.00
日後的維護
輸入薪級表的修訂
公開薪級表修訂時，您完全不需改動任何工作檔案。
- 前往 薪酬 Payroll -> 主檔 Master Data -> Pay Scale，開啟該薪級表
- 在 Rates 部分，於下拉選單選取要處理的修訂生效日期；若該日期尚未存在，先新增該日期的第一筆工資率
- 清單會顯示兩欄：Pay as at（前一日）及 Pay w.e.f.（新日期）
- 所有在新日期尚未設定工資率的薪點，都會顯示 Add Rate 連結，並已預先填入薪點、標籤及舊有金額。按下連結、修改金額、儲存
- 由上而下逐行處理，直至再沒有 Add Rate 連結
所有使用該薪級表的員工都會由該日起採用新工資率，無需其他操作。
請在計算相關工資前輸入修訂。已完成計算的工資檔會維持原有金額，直至重新計算為止；系統亦不會為遲來的修訂自動產生補發差額的項目。若修訂在事後才收到，請重新計算受影響的工資檔，或以另一個工資類型 Pay Type 補發差額。
請盡量將修訂日期定於月初。工資檔會在員工的支付項目於期中變更時分段計算，但不會因工資率變更而分段，因此若修訂日期定於月中，整個期間都會採用該修訂。
調升薪點（加薪）
系統不會自動遞增薪點 - Backstage 不會按入職日期或年資自動加薪。
- 前往 員工 Staff -> 工作檔案 Placement -> 薪酬 Salary 部分 -> Add pay item
- 將 Effective Date 設為加薪生效日期
- 保持勾選 On Pay Scale，選取較高的 Point，然後儲存
原有的支付項目會保留為歷史記錄。涵蓋轉換日期的工資檔會分段計算，各段按其本身的薪點支薪。
處理晉升
晉升通常同時涉及新職級與新薪點，因此需要兩筆記錄。
- 新增一筆由晉升日期生效、載有新 Rank 的 Movement
- 新增一筆由同日生效、勾選 On Pay Scale、並選取新 Point 的支付項目
請先處理 Movement，這樣選取薪點時新職級的範圍才已經生效。
系統是按支付項目的生效日期讀取職級，而非按支薪日期。只新增晉升的 Movement 並不會改變任何員工的薪酬。在您新增支付項目之前，薪酬會維持在原有的職級及薪點。這是刻意的設計 - 避免在人力資源部決定新薪點之前，晉升就先行改動了薪酬。
以匯入方式批量設定職級
工作檔案匯入檔的 Movement 工作表接受兩個選填欄位：PayScaleCode 及 RankCode，位於 InternalGradeCode 之後。
- 前往 員工 Staff -> 工作檔案 Placement -> 匯出 Excel 範本 -> 找出 "Movement" 工作表
- 在需要設定的資料行填入 PayScaleCode 及 RankCode
- 將檔案匯入系統
須留意：
- 兩個欄位必須同時存在，系統才會處理職級。兩個欄位都沒有的工作表會如常匯入，因此舊有範本仍可使用
- 只填 RankCode 而沒有 PayScaleCode 會被拒絕；只填 PayScaleCode 則會被忽略
- 現有資料行的 RankCode 留空，會清除該 Movement 的職級。若您只是想修改其他欄位，請保留匯出時的原有數值
- 資料行按生效日期對應現有的 Movement：對應到的會更新，對應不到的會新增
- 若某一行會令已納入薪級表的支付項目失去職級，該行會被拒絕，並顯示為 Movement row 7 - ...。匯入不會顯示畫面上較輕微的警告訊息，因此請於匯入後檢視受影響的工作檔案
儲存被拒絕時
| 訊息 |
處理方法 |
| No rank is set on the movement in force on ... |
涵蓋該日期的 Movement 未設定職級。請開啟該 Movement 選取職級，或取消勾選 On Pay Scale 直接輸入工資率。 |
| No point was selected for pay scale ... |
請選取薪點。若下拉選單是空白的，表示薪級表在該職級範圍內尚未設定工資率，請先輸入。 |
| Point 20 is outside rank Clerical Officer (points 3 to 15). |
請選取範圍內的薪點，或將該員工改為涵蓋目標薪點的職級。 |
| Pay scale MPS is in HKD but this placement is paid in ... |
薪級表的貨幣必須與工作檔案的支薪貨幣相同。請改用相同貨幣的薪級表。 |
| ... has no rate effective on ... for the selected point. |
薪級表在該支付項目生效日期或之前並無該薪點的工資率。請補回該筆工資率 - 通常是某個修訂尚未完整輸入。 |
| Point 5 already has a rate effective ... |
該薪點在該日期已有工資率。請修改現有記錄，而非新增第二筆。 |
| This is the only rate for point 5, and a pay item is linked to it. |
請先為該薪點新增替代的工資率，才可刪除或更改這一筆的日期。 |
| Rank Clerical Officer is set on a placement movement and cannot be deleted. |
請先在相關的 Movement 清除該職級。若是整張薪級表不再使用，改為取消薪級表的 Is Active 即可。 |
| Pay Scale MPS still has rates or ranks. Delete them first. |
使用中的薪級表建議取消 Is Active 停用，而非刪除。 |
Movement 變更只顯示警告時
修改或刪除 Movement，可能令支付項目處於不應有的狀態。Backstage 對兩種情況的處理並不相同：
- 拒絕 - 該變更會令已納入薪級表的支付項目完全失去職級。請為涵蓋該日期的 Movement 設定職級，或先將該支付項目移出薪級表
- 儲存並顯示警告 - 該支付項目仍有職級，但其薪點已超出該職級的範圍，或已改為按另一張薪級表支薪。訊息會附加於 Movement saved! 之後
警告並非錯誤，該支付項目仍然有效。它只是提示您該員工現時的薪點並不在其職級的公布範圍內，一般宜以新增支付項目糾正。警告最多列出五個支付項目，其餘會以數目總結。
下一步