對打工仔及HR人員來說,如何計算年假非常重要。坊間談及的「Anniversary Basis」、「Individual Leave Year」、「Calendar Year Basis」或「Common Leave Year」,指的到底是什麼呢?

另外,如何利用MICROSOFT EXCEL方便地進行有關年假 Annual Leave 的計算?

1. 什麼是「Annivesary Basis」或「Individual Leave Year」?

「Annivesary Basis」或「Individual Leave Year」指員工可享的年假數目,按照員工何時入職及其往後的週年日逐年增加。如按照現時香港勞工法例規定,員工入職第一個週年日後的一年內可享7天有薪年假,第二個週年日後的一年可享7天,第三個週年日後的一年可享8天,如此類推。

僱傭條例簡明指南第四章:休息日、法定假日及有薪年假
http://www.labour.gov.hk/tc/public/pdf/wcp/ConciseGuide/04.pdf

不過,一般的香港公司所提供的年假數目較法例最低要求為多。另外,員工無須等候一年,即可享有所謂「第一年」的年假數目。我們一般稱上述做法為「Entitled in Advance」。不過,為表達法例要求「足一年」才享有薪年假的做法,本編的例子裡都假設「足一年」,即不採用「Entitled in Advance」的做法。

例如,假設員工可享假期日數,足一年後起,由第一年至第四年分別為7日、7日、8日及9日。員工於2016年5月27日入職,往後的可享年假日數為:


2. 什麼是「Calendar Year Basis」或「Common Leave Year」?

除了第1點解釋的方法外,公司亦可選擇以「Common Leave Year」的方法,即不論員工入職時間是否一樣,一概以同一日(例如1月1日)計算可享日數。

同樣以足一年後起,第一年至第四年分別可享7日、7日、8日及9日為例,假設員工於2016年5月27日入職,每年的可享年假日數為:

須注意,在第一年裡,可享日數須按已入職日數按比例"pro-rata"計算,並且根據《僱傭條例》,每論該年是否潤年,計算比例時其份母必然是365,而不會是366。計算結果中不足一日的部分將被當作一整日。

在以上例子中,2017年的可享日數為:

  • 由2016年5月27日至2016年12月31日的入職日數:219
  • 219 / 365 = 0.6

可享日數 = 7 x 0.6 = 4.2
整日計算:4.2日 當作 5日

《僱傭條例》共同假期年的選擇:
http://www.blis.gov.hk/blis_ind.nsf/B0BF723264BB0D11482564820006A88F/64014BA264333CBE48257EFA000E2A9E?OpenDocument

「共同假期年」在「僱傭條例簡明指南」裡的介紹:
http://www.labour.gov.hk/tc/public/pdf/wcp/ConciseGuide/04.pdf


3. 有二合為一的計算方法嗎?

有。關於可享日數我們可依據「Annivesary Basis / Individual Leave Year」判斷,但員工實際可享日數餘額則只在「Calendar Year Basis / Common Leave Year」的起始日才作調整。我們一般稱上述做法為「Hybrid」做法。

同樣以第一年至第四年分別可享7日、7日、8日及9日為例,假設員工於2016年5月27日入職,每年的可享年假日數為:

在以上例子中,2017年的可享日數為5日,計算方法與第2點的說明一樣。

至於2019年裡,可享日數為:

  • 7 x (146 / 365) + 8 x (219 / 365) = 7.6日
  • 當中146為2018年1月1日到2018年5月27日的日數;219是2018年5月27到2018年12月31日的日數

4. 能給我上述計算的Excel Template 方便參考嗎?

作為你的最好伙伴,我們已為你準備Excel File供下載使用,分別列出「Entiltled in Advance」及不採用「Entiltled in Advance」的計算方法:

下載

如果對 Excel 中「hlookup」功能,以及相似的「vlookup」想進一步了解,可以參考以下Microsoft連結的資料:

HLOOKUP

VLOOKUP


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另外,你亦可參閱我們另外關於EXCEL應用的文章,讓你的日常HR工作變得更快捷更輕鬆!


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