人力資源工作牽涉大量數據的處理,如果可以利用自動化人力資系統,當然可以事半功倍。然而,如果一定要用 EXCEL應付日常人力資源工作,包括計糧、計MPF,甚至做Appraisal,有沒有一些好用的功能、或Formula,可以使用?

1. 如何計算月內扣除假期後的工作日數?

:部份薪金項目並非固定,而須要按實際工作日數來計算。如2017年,1月28至1月31為假期。由1月1日至1月31日,不包括星期六、日,總共有幾多個工作日?

:可用 =NETWORKDAYS(D2,D3,A2:A5)

D2 指月份開始的1月1日,D3 指月份終結的1月31日。A2:A5 指當月假期,即1月28至1月31日4天。

Microsoft 對「NETWORKDAYS」的解說:
https://support.office.com/en-us/article/NETWORKDAYS-function-48e717bf-a7a3-495f-969e-5005e3eb18e7


2. 如何歸納MPF有關入息(Relevant Income)或須課稅入息(Taxable Income)?

:如下面例子,每位員工可能有幾項薪金項目「PayType」,而每個「PayType」在MPF、課稅等皆有不同分類。應該用什麼EXCEL 公式來計算下表「Employee 1」的120元 MPF有關入息?

:可用 =MMULT(B2:D2,IF($B$7:$B$9="Y",1,0)).

B2:D2 是指「Employee 1」的30、60及90的薪金金額,$B$7:$B$9是指針對三個「PayType」,是否為MPF有關入息的「Y」、「N」。

請注意,由於計算涉及不止個別數值而是數列,因此我們在輸入公式後,不能只按「ENTER」,而要同時按「CTRL SHIFT ENTER」。

Microsoft 對「MMULT」的解說:
https://support.office.com/en-us/article/MMULT-function-40593ed7-a3cd-4b6b-b9a3-e4ad3c7245eb


3. 如何計算每日有多少員工假?

:有時候,我們須要避免同一日有太多員工請假。假設下面為5個員工的請假日期,如何計算2月6日到底有多少位員工請假?

:可用 =COUNTIF(A2:E11,"="&DATE(2017,2,6))

A2:E11 為表中5位員工請假的日期。

Microsoft 對「COUNTIF」的解說:
https://support.office.com/en-us/article/COUNTIF-function-e0de10c6-f885-4e71-abb4-1f464816df34


4. 想用EXCEL製作APPRAISAL或問卷TEMPLATE?

:製作TEMPLATE 時須要規範員工的答案範圍。如何限制員工答案為「優異」、「一般」及「差」?

:可以利用「資料驗證」的功能,預先在「清單」中列出可接受的簽案:

Microsoft 對「資料驗證」的解說:
https://support.office.com/zh-tw/article/%E5%B0%87%E8%B3%87%E6%96%99%E9%A9%97%E8%AD%89%E5%A5%97%E7%94%A8%E5%88%B0%E5%84%B2%E5%AD%98%E6%A0%BC-29fecbcc-d1b9-42c1-9d76-eff3ce5f7249


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