要採購人力資源系統HR SYSTEM嗎？
年初趕計劃，年終趕業績，相信是很多公司的寫照。因此，年中的日子便成為同事可以靜下來想一下如何改善工作流程的時間。
對HR人員來說，是否採購外間軟件來協助或自動化人事管理工作，包括支薪、考勤、報稅或績效評估等工作，是一個非常棘手的問題。畢竟，在人力資源同事以往的培訓裡，甚少涉及採購電腦系統或流程改造等商業知識。
讓我們把複雜的議題簡化為以下問題：
1. 優化工作流程 VS 採用自動化軟件？
一致性(Consistency)及紀律性(Discipline)是非常重要的考慮。同事工作繁複，其中一個原因是因為「特例」太多。雖然部分HR System 或Enterprise Management System等自動化軟件容許獲授權員工更改系統的紀錄及計算結果，但對公司更重要的，是先訂立清晰的守則及指引，減少浪費在處理「特例」的時間及資源。
說到底，HR SYSTEM的最基本要求就是能把公司相關守則及指引翻譯成系統語言。
2. 省錢 VS 提升效益？
採購軟件必然牽涉一定成本。因此，採購目的不會僅限於「方便HR同事工作」，而應該著眼於如何配合公司的發展及營運策略。員工人數的上升當然是考慮之一。其他的考慮可包括：配合公司薪酬花紅制度的細化、配合公司績效考核及員工目標管理制度的優化等。
3. 先找VENDOR做DEMO再說？
找VENDOR做DEMO，同時介紹公司需求。
採購軟件當然須要找軟件供應商做DEMO，但公司內部的準備工夫亦不可忽視。項目開始前，先安排人手負責系統的採購 (當然還有就未來測試及上線工作等人手安排)。另一方面，同事要深入了解公司在人事管理方面的規則，並向軟件供應方作適當的介紹，確保DEMO的內容能針對公司的需要。
拿起電話，跟軟件供應商先介紹一下吧。
4. 軟件客制化CUSTOMIZATION？
任何HR SYSTEM都須要一定程度的Customization，才能滿足各式各樣公司的需要。採購時，HR同事不要忘記清楚紀錄須要Customization的地方及所須要的額外開發成本及時間。
5. 軟件越簡單越好？
未必。底線是，系統必須容許USER(即HR同事)追蹤各個Output的來龍去脈，及容許同事針對部分計算公式作出適當調較，特別是薪金計算及休假數目的計算公式。
避免選用看起來簡單易用，實則隱藏太多「想當然」及不能更改的計算規則的軟件。
6. 還有什麼採購HR SYSTEM的考慮？
數據分析日益重要。HR SYSTEM能提供精美圖表當然不錯，但亦不能忽略數據下載的需要。
HR SYSTEM 應容許獲授權同事方便地下載數據，與其他運算程式交接，完成數據分析，甚至是系統稽核(System Audit)等工作。
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