要採購人力資源系統HR SYSTEM嗎？
年初趕計劃，年終趕業績，相信是很多公司的寫照。因此，年中的日子便成為可以靜下來想一下如何改善工作流程的時間。
對HR人員來說，是否需要採購外間軟件來協助或自動化人事管理工作，如：支薪、考勤、報稅或績效評估等工作，是一個非常棘手的問題。畢竟人力資源同事以往的培訓中，甚少涉及採購電腦系統或流程改造等商業知識。
讓我們把複雜的議題簡化為以下問題：
1. 優化工作流程 VS 採用自動化軟件？
一致性(Consistency)及紀律性(Discipline)是非常重要的考慮。同事工作繁複，其中一個原因是因為「特例」太多。雖然部分HR System 或Enterprise Management System等自動化軟件容許獲授權員工更改系統的紀錄及計算結果，但對公司更重要的，是減少浪費在處理「特例」的時間及資源。因此，公司更需要的是先訂立清晰的守則及指引。
說到底，HR SYSTEM的最基本要求就是能把公司相關守則及指引翻譯成系統語言。優化了工作流程，系統才能為你提供最大效益。
2. 省錢 VS 提升效益？
採購軟件必然牽涉一定成本。因此，購買HR SYSTEM不只是比較價錢和僅限於「方便HR同事工作」，而應該著眼於如何配合公司的發展及營運策略。員工人數的增加是必要考慮之一。當然還有配合公司薪酬花紅制度的細化、配合公司績效考核及員工目標管理制度的優化等需要考慮。
3. 先找VENDOR做DEMO再說？
決定使用哪一個HR System前，當然要找VENDOR做DEMO，同時向VENDOR介紹公司需求。
採購軟件當然須要找軟件供應商做DEMO，但公司內部的準備工夫亦不可忽視。項目開始前，先安排人手負責系統的採購 ；項目展開後，要分配人手作測試及上線工作等。另一方面，同事要深入了解公司在人事管理方面的規則，並向軟件供應方作適當的介紹，確保DEMO的內容能針對公司的需要，系統符合公司的需求。
現在便拿起電話，或打開Email，跟軟件供應商先溝通吧。
4. 軟件客制化CUSTOMIZATION？
任何HR SYSTEM都須要一定程度的Customization，才能滿足不同公司各式各樣的需要。採購時，HR同事不要忘記清楚紀錄須要Customization的地方及可能需要額外開發的成本及時間。
5. 軟件越簡單越好？
軟件未必越簡單越好。系統最低限度必須容許USER(即HR同事)追蹤各個Output的來龍去脈，及容許同事針對部分計算公式作出適當調整，特別是薪金計算及休假數目的計算公式。
要避免選用看起來簡單易用，實則隱藏太多「想當然」及不能更改的計算規則的軟件。
6. 還有什麼採購HR SYSTEM的考慮？
數據分析日益重要。HR SYSTEM能提供精美圖表當然不錯，但亦不能忽略數據下載的需要。
HR SYSTEM 應容許獲授權同事隨時下載各項數據，與其他運算程式交接，完成數據分析，甚至是完成系統稽核(System Audit)等工作。
聯絡我們做Demo，或跟我們談一下您對HR SYSTEM的需求！
上述資料有用嗎？歡迎跟您的朋友分享！
E-Appraisal是最新自動化績效評核系統，先從整合公司、小隊以及個人目標入手，追縱同事們的考評進度，並提供各種統計數據，從而讓你更有效調配人力資源，同時免去大家對 Excel 和紙張的厭煩。
