當管理層要求我們人力資源同事設計績效考核時,甚或是為「績效考核」製作管理辦法或政策,作為人力資源同事,我們有甚麼步驟可以跟從,又或應該在管理辦法或政策裡包含什麼內容呢?有沒有樣本及例子?

A. 首先要清晰地寫出目的

即如果同事詢間「為什麼要做Apprasial?」,HR同事亦能即時提供例如「為了調整薪酬」、「為了調配資源及晉升人才」、「為了協助職涯規劃」等原因。

事實上,「績效考核」只是「績效管理」當中較為明顯的一個步驟。對剛採用績效考核的公司來說,我們當然可以把以上的目的當作「績效考核」的目的。然而,嚴格來說上述目的應該是格局較大的「績效管理」的目的。

延伸閱讀:

(Eng Only) What is Performance Management?

(Eng Only) Reasons and Benefits of Performance Management

B. 接著,確保考核工作配合公司的主要表現指標(KPI)及時間表

為決定績效考核的時間,我們應配合公司年度業務計劃的時間及人力資源預算的慣例。

另外,公司或部門的主要表現指標,例如在收入、盈利或服務水平之間的優次,亦會直接影響採用以下哪一種考核「手段」:

1. 目標管理法?

2. 自評的重要性?

3. 全方位360度績效評核?

C. 從人力資源角度定義預期結果

評分方面,我們最終要的是強迫排名或是常態分佈?無論如何這些都是須要與評核人預先協調好。

另外,通常我們亦會在進行年終考核時,更新同事的職業發展計劃,好讓HR同事可以按照同事意願,進行公司內部的資源調配。

公司的支持至為重要

我們希望你能向管理層或部門主管帶出上述信息,從而得到他們的支持,落實你辛苦設計的績效考核計劃。

同時,我們亦須要確保管理層、部門主管及各評核人員,明白他們在績效考核裡的角色,包括前期及後續的工作。以下小一些小貼士,可以向評核人員分享,務求更順利完成績效考核。

績效考核的六個基本步驟

1.時間準備:評核人及被評人應該最少在評核前一星期確定面談的時間,一方面讓雙方在面談前有心理準備:另一方面讓雙方有足夠的時間準備資料及思考未來的方向。

2.接著,資料搜集及回憶:對評核人來說,無論準備表揚同事的優良表現或批評同事的差劣行為,都應當在給予回饋前準備或搜集相關憑證,加強評價的說服力。作為評核人,我們必須真誠地按同事過往表現,作出客觀的評價。

3.討論現況:績效評核並不單是對表現的評價。上司必須給予指示以協助員工發展及提升表現;員工亦可藉此機會,對公司的現況及發展路向作出回饋。

延伸閱讀:

(Eng Only) Competency Based Management

(Eng Only) Should I invite others' comment in performance review?

4.定立未來目標:討論完後,上司應讓下屬瞭解公司的業務發展方向;同時被評人應坦誠地向上司分享自己的職業發展需要,從而為下一次考核定立個人能力及工作指標等兩方面的目標。

延伸閱讀:

(Eng Only) Management By Objective (MBO)

5.釐清員工發展路向:因應公司未來需要,應鼓勵同事及早提升技能或考取專業資格。

6.向人力資源同事匯報:只有讓人力資源同事了解員工喜好及思考方向,他們才能好好計劃人手調配、借調、升遷、培訓等計畫。

延伸閱讀:

(Eng Only) What Contributes to a Fair Performance Review?

其他注意事項

a. 人力資源同事

  1. 如何設計考核問題及降低評核人主觀元素?
    提示:問題可與未來工作的人力配置相關;核心能力方面可考慮詢問優異表現的出現頻率。

    如何降低主觀元素

  2. 如何在收集績效考核的資料及回饋後進行分析?
    提示:可以利用不同的"Data -Visualization"工具,先讓管理層快速撐握要點;更可透過不同的"Predictive Analytics"的工具,預測未來動向。

    如何分析變化?

    如何相互比較?

b. 評核人

  1. 如何有效地「回憶」同事過去一年的工作表現?
    提示:參考一眾評語例句,看看能否喚起你對你的員工過去一年工作表現的片段?

  2. 如何給予負面評價?
    提示:避免一次過太多負面評價,同時應先從須避免的負面行為入手。

    負面評語應如何提出?

c. 被評人

  1. 自我評價應談及什麼?
    提示:多從上司的角度,例如關於團隊合作,及客戶滿意度等角度出發。

    常用評語的參考!

  2. 如何向上司表達自己對職業發展的願景?
    提示:先提及年度內如何自我提升,讓上司考慮在未來安排更重要任務。

坊間當然有大量關於Appraisal的資料,例如維基百科,然而,我們希望上述內容能為你提供一些關於Appraisal的簡單介紹及要點,讓你成功落實績效考核的安排。

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