這份WFH手冊將會是剛入職或已在職的員工需要遵守或參考的指標。

由公司的歷史和背景到員工的福利及守則也會被包含在手冊內,以確保員工對公司的營運模式和管理模式有全面的了解,減少WFH時溝通上的模糊不清。

管理者或 HR 可以從以下幾方面去規畫範本:

  1. 公司成立的歷史 - 公司的成立目的以及其里程碑,公司研發了什麼產品以及提供了什麼服務?每一年來達成了什麼的指標?這些事蹟都能加深員工對企業的認同和激勵他們的工作動機。

  2. 公司的職位架構 - 公司的職位階級有著一個怎樣的架構 ? 企業一共有多少部門,而每位同事的職位是負責什麼的,這都能為剛上任的同事省去大量摸索人事的時間,以便他們能及時找到「對」的人 去解決問題 。

  3. 公司的通用詞匯 - 每一個行業也有不同的專用用語,如沒有Google,行外人是不能即時兒會其意思的。 而每一間公司也會隨著時間而發展出一套工作時用到的字眼,新入職的同事也是不能即時意會其意思的。 這些獨有的字眼將會造成同事們溝通上的不良,廷長了工作進度, 於是,HR或管理者可以列出這些特別詞匯的定義或使用例子,從而減少溝通上的需要澄清的時間。

  4. 提供工作器材及設施 - 基於業務性質不同,有的公司會設置大量的器材或工具方便員工完成任務,例如:列印機,個人電腦,攝影棚,工作桌等。沒有集中而固定的辦公室,管理者需要為員工想辦法去解決欠缺器材的問題,例如:讓員工租置就近的共享工作間,或提供津貼讓員工自行購買器材。

  5. 員工上班模式 - 員工的上班時間是彈性還是固定,需要每天在網上視像會議時報到還是在溝通軟件 check in 己經可以了?這些都是在反映公司的管理形象。

  6. 員工福利與權益 - 員工能享有什麼的醫療福利和保險,能享有多少的有薪假和年假,以及可享有什麼津貼。例如: 購買工作器材和健身室津貼等。

  7. 新員工任職前的準備 - 包括閱讀 WFH員工手冊!還有工作時用到的軟硬件設置,以及網絡資訊的保安系統設置,例如:防毒軟件和加密軟件。

  8. 公司工作模式 - 公司工作週期是以什麼來定義一個階段的達成,管理項目時有什麼注意的事項。
    如果這些項目管理的詳情一早已經在參考指南內,便能確保員工在團隊工作時更順利,更快的達成共識。
    公司於何時會舉行定期的網絡會議,而網絡會議時同事需要準備匯報和討論什麼,這些指引都能避免團隊進行過度冗長的會議。

  9. 公司的共享資料庫 - 為確保員工能及時存取一致而準確的資料,管理者最好把公司的文件和大小事項紀綠於雲端,
    以及有系統地整理資料和文件的分佈,避免員工費時地向同事查詢存取內容的地方。

  10. 公司團隊活動 - 管理者可以定期舉行員工休閒活動和飯聚, 幫助大家緩解工作的壓力,讓員工們之間進行更多的互動,增強團隊之間的合作精神,以及提升員工的歸屬感。